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活動報到與系統應用

實體活動解封!6 個方法快速消化排隊與會人潮!

活動排隊的設計也是一門學問,你知道幾個呢?
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  • Tue, Aug 4, 2020

雖然現在實體活動逐漸在恢復,隨之而來地也帶給活動主辦單位一些考驗。大家都知道保持社交距離能夠降低疾病傳染的風險,那麼任何的「群聚」活動都是每個人現在最敏感、最在乎的。

這邊整理了6個「如何快速消化活動排隊人潮」的實用方法給大家,讓你能夠更安心的辦理活動!

在新型冠狀病毒肆虐的年代,實體活動給活動策劃者和活動場館租借方帶來無數的挑戰,雖然各國現在陸續開始解封關,但新型冠狀病毒仍然是現實的威脅,也讓現在籌備實體活動特別困難。

在力行防疫新生活運動的原則下,已於今年6月重啟國內會展活動,且要求主辦單位實施嚴格的防疫措施及程序,以確保每個與會來賓安全,包括維持社交距離、實聯制、TOCC健康聲明書、入場體溫量測控管等,這些繁冗的程序都將造成活動不可避免的排隊人潮。

排隊的隱憂

當涉及到與會來賓須入場排隊參加活動時,基本上主辦單位都會要求與會者必須佩戴口罩,以及保持至少2公尺的社交距離,但只有這樣並非是完整的防疫活動解決方案。其實現在大多數人並不會完全地落實保持社交距離,尤其是在排隊的時候不斷地向前移動、或是與附近的人聊天等等,這些過程很容易就會忽略彼此之間的適當距離。

除此之外,許多大型展覽活動通常只開放幾個主要的進場入口,這也代表所有的與會者(可能數千人以上)都會同時擁擠在指定入口等待進場。加上大多數人通常都是在活動開始前不久才抵達,這就大大考驗了主辦單位如何在最短的時間內完成報到流程,疏散人群擁塞。

這些種種因素都是在活動過程當中,維持社交距離潛在的障礙。

以下提供6種提升防疫安全的排隊方法:

一、排隊隊伍限制

其實控制排隊隊伍最顯著的方法就是能夠最大化地減少排隊人數,雖然隨著實體活動逐漸復甦,虛擬活動的準備還是不可缺少,衛生福利部疾病管制署指出了虛擬活動就現階段來說還是最低的活動風險,主辦單位可以考慮實體活動加線上同時舉辦,限制實體與會人數,降低群聚風險。

如果你的活動場地有開放多個進場入口,在活動開始之前,可事先依照報到編號安排每個入口的進場人數,讓你可以更輕鬆地確保每個入口處排隊人數分配,便於分散人流、避免擁塞。再者,還可根據你的活動形式,安排活動的議程,避免每個與會來賓同時抵達現場,或是在報名完成的同時直接指定與會者不同的報到時段,交錯抵達會場。

二、採用室外空間排隊入場

如果活動會場外有合適能夠遮擋、相對封閉的區域,可以將報到入場動線安排在室外。我們都知道「戶外」傳播病毒的風險相較更低,雖然這個炎炎夏日在戶外舉行活動並不適合,但如果安排來賓在會場外排隊等候也是能降低風險的有效方法之一。

三、加速報到手續

另外一種減少與會者在進場排隊時群聚風險的方法,就是減少報到手續和作業時間,運用安心防疫報到方案,零接觸式便捷又效率的報到流程設計,將實聯制、TOCC健康聲明書填寫、現場紅外線體溫測量、電子報到程序一條龍結合,給予活動現場最安心的第一層防疫把關!

運用RFID/QR code電子報到來處理大排長龍的隊伍是非常有效的做法,由於它可以是完全非接觸式的,因此也能相對安全又快速地進行報到手續;或是現在主辦單位也陸續採用臉部識別報到,一樣能加快流程,但來賓與臉部識別機器也勢必保持適當的距離,且在每次使用之間進行消毒,避免傳染。

四、採用虛擬排隊形式

行動排隊技術也可以應用於實體活動,透過讓與會者線上抽號碼牌排隊,而不用親自到場等待;例如在等待參加會議或是展覽活動前,與會者可以透過行動裝置掃描條碼領號,在遠離社交群聚的地方先行等待,待叫到與會來賓號碼時,即時跳手機通知提醒前往進場。

五、規劃所有排隊動線

整個活動的過程當中不僅只有入場報到時的排隊動線,而是任何會需要排隊的情況都必須被規劃、考慮。

例如為了減少洗手間擁擠和匆忙排隊,提供多頻率的中場休息時間;為了減少會議廳外進場的人潮,提早開放入場時間...等等排隊的可能和應對作法。特別是針對各個議程活動,必須妥善管理好與會來賓進場和退場動線,確保來賓之間已建立良好進出順序,包含得一併規劃座位安排,便於來賓在進入會議室的時候能夠快速有秩序地入座。

六、張貼提醒指示及標記

無論你的動線如何安排及規劃,請務必使用視覺明顯的指示機器或是告示牌,除了動線指標以外,包含報到流程、應保持社交距離...等提示標誌,確保與會者能夠知道排隊動線、去向以及保護自身安全。

結論

自從全世界新型冠狀病毒大流行之後,會展產業面臨持續的挑戰,而接下來的幾個月中,籌備實體活動會是迄今為止最艱難的活動之一。對於活動主辦單位而言,必須關注最新的疾病安全指南以及科技技術至關重要,才能夠儘可能安心又順利的籌備各種活動。

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