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活動報到與系統應用

7項關於活動報到的建議,讓活動一開始就有好的體驗

籌備工作很辛苦吧,終於活動要開始了,怎麼會從報到開始就塞成一團?
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  • Tue, Jul 14, 2020

花了很多時間籌備活動,終於來到活動當天,今天預期會是辛苦而漫長的一天,但是對於活動的興奮感卻讓你不會感到疲累,相信活動的環節都會無比順暢。

但幾分鐘後眼前的現實卻讓你疲於奔命,排隊人潮就是無法快速消化,不管熟與不熟的來賓都開始向你抱怨,而你只能要求臨時找來的人手加快報到,然後看著時鐘,心裡祈禱著能夠儘快擺脫這個麻煩的情況。

活動報到很容易成為活動崩壞的開始,為了避免災難並且讓報到體驗儘可能的順暢,以下是筆者多年會展實務的幾項建議:

一、事前通知要做得確實到位

活動事前可以透過Email、簡訊來通知與會者,重點在於通知的時點以及內容是否確實,一封好的通知內容包含了活動時間與地點的再次提示、記得給來賓有效且最新的交通資訊,別拿出幾年前過時的地圖或公車路線圖,仔細確認從來賓的角度,當天與會的資訊是否足夠並正確,然後還要告知如何最快速輕鬆的辦理報到、提醒識別證名牌以及大會資料袋如何領取。

二、採行電子報到,優化報到體驗

還在活動前一晚印識別證嗎?還在使用筆跟紙簽到嗎?靜心想想,你的活動一開始給人的印象,就是十幾個人圍著一張小小的桌子前面找自己的名字印在哪張紙上嗎?不僅形象差,這些人力作業不但不方便,而且也很費時,在這個數位時代,許多專業活動單位仍然依靠這些傳統的人工作業,是該考慮升級採行電子報到的時候了。

你可以選擇即時列印識別證的解決方案,讓與會者在幾秒鐘內拿到自己的識別證,不用再擔心工讀生找識別證的手腳太慢。即使是未事先報名的人或報名時姓名頭銜有誤的人,皆可立即處理更正,迅速完成活動報到。

三、培訓現場活動人員

活動是連結人們的工作,電子設備沒辦法對你的與會者微笑。電子報到系統是給予現場活動人員好的工具,就像是收走宅配人員破舊的摩托車,給他最新的貨車,有好的交通工具還是需要仔細告知他要到達的地點以及運貨的注意事項。

別讓你的現場活動人員一直跑來問你這位是貴賓嗎、這個人應該領什麼物品,花點時間規劃並對活動人員做有效的培訓,記得,是’有效’的培訓。此外,給專業的你更進階的提示,考慮一下活動人員可以增加價值的接觸點,正確的規劃保證讓你的活動滿意度到達頂點。

四、現場活動告示牌

有效的告示牌設計與擺放是簡化活動報到流程的最簡單方法,讓你的與會者能夠清晰簡潔的看到指示牌,幫助他們找到正確的櫃檯或是排隊隊伍。

還有,別以為指示牌可以代替管理排隊隊伍的活動工作人員。

五、專人管理報到排隊隊伍

「贊助廠商請在這裡排隊」、「貴賓跟講師請在這裡報到」。了解為何需要專人管理排隊隊伍了嗎?
想像你走進一家餐廳,等了一會,還是沒有人來帶你入座,也沒有告知你是否需要候位,這種不開心的情緒,別讓它在你的活動裡發生。

至少活動前一天就計畫好你的活動任務,並且根據活動的規模進行模擬,且向活動工作人員說明各種可能面臨的情形。優事資訊的活動專家們都具備處理萬人以上活動的經驗,歡迎來跟我們免費諮詢,談談你對活動的規劃,我們很樂意分享許多實務上的經驗。

六、採行自助報到

生活中已陸續出現許多電子化自助服務,一般人也開始習慣這些應用及方式,是時候該考慮自助式電子報到適不適合你的活動了。

七、記得要設置服務台

會增加排隊時間的最大因素是與會者本身,如果他們到會場後不知道該去哪裡,也不了解報到流程,會一直來詢問主辦單位處理他們的問題,這樣會讓工作人員增加許多無謂的工作。

當然,也有可能是你活動規劃時沒有完整的設想與推估來賓情形,以致必須現場排除處理。 一般來說,設置活動專用的服務台能夠有效的解決這些問題。

結論

與會者不會只參加你的活動,別讓與會者在心裡對你的活動報到體驗跟其他採取電子報到的活動相比較,尤其是收費活動更要注意活動的品質不能跟類似活動差異太大。

如果你對活動報到如何採電子報到系統以及周邊的配套安排有疑問,優事資訊的活動專家們都很樂意分享我們的各種實務經驗。

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